Zelf een bedrijfsuitje organiseren is een enorme taak. Want elke keuze die je maakt, van activiteiten tot vervoer, bepaalt het succes van je evenement. Bovendien helpt een goede voorbereiding om er het maximale uit te halen. Aan het eind van deze blog weet je wat je te wachten bij het organiseren. Ga gestructureerd te werk en kom niet voor verrassingen te staan.
In deze blog
Zelf bedrijfsuitje organiseren: Waar begin ik?
Dat is vaak de eerste, overweldigende vraag. Net als bij het volgen van een recept, begin je met zelf bedrijfsuitje organiseren bij de basis en bouw je verder. Hier is een gestructureerde aanpak die je niet alleen helpt te beginnen, maar ook verzekert van een succesvol eindresultaat.
- Doelstelling bepalen: Voordat je begint, vraag jezelf af wat het doel is van het uitje. Is het teambuilding? Een beloning voor hard werken? Of gewoon wat ontspanning?
- Budget vaststellen: Hoeveel wil, en kun je uitgeven? Dit bepaalt in grote mate je opties.
- Datum kiezen: Vind een datum die voor de meesten, zo niet iedereen, geschikt is. Houd rekening met vakanties en andere bedrijfsevenementen.
- Locatieonderzoek: Afhankelijk van je budget en doelstelling, kies je een locatie. Binnen of buiten? Lokaal of verder weg?
- Activiteiten kiezen: Nu komt het leuke gedeelte! Wat gaan jullie doen? Workshops? Sportdag? Cultureel uitje?
- Feedback verzamelen: Voorafgaand aan de definitieve beslissingen, vraag je input van een paar collega’s. Een tweede mening kan verhelderend werken.
- Boeken en bevestigen: Zodra je alles hebt besloten, is het tijd om te boeken. Zorg ervoor dat je alle bevestigingen op papier of digitaal hebt.
Een goede voorbereiding is de sleutel tot succes. Door gestructureerd te werk te gaan en deze stappen te volgen, leg je een solide basis voor een succesvol bedrijfsuitje.
Wat kun je met jouw budget?
Dat activiteiten écht aansluiten bij je team is belangrijker dan het budget dat je uitgeeft. Besteed dus vooral aandacht aan waar je het team blij mee maakt, en minder aan het meeste uit je budget zien te persen. Soms zijn het juist de eenvoudige dingen die het meeste impact maken. Neem bijvoorbeeld een gezellige picknick in het park, vol gelach en zelfgemaakte sandwiches. Dit kan net zo verbindend zijn als een chique diner in een restaurant.
Om je op weg te helpen zijn dit een aantal categorieën waar je per budget uit kan kiezen.
Voorbeeld van bedrijfsuitjes met klein budget (€25-€60)
Losse workshop: Denk hierbij aan een kookworkshop, schilderworkshop of zelfs een dansles. Zulke unieke ervaringen zijn inspirerend en versterken de teamband
Stads- of natuurspeurtocht: Deze activiteiten zie je tegenwoordig steeds vaker. Door een speurtocht kunnen teams op een leuke en actieve manier een stad of natuurgebied verkennen. Je kunt kant-en-klare speurtochten boeken of apps gebruiken die je hierbij helpen.
Outdoor activiteiten Activiteiten zoals kanoën, boogschieten of een basic survival training kunnen vaak georganiseerd worden binnen dit budget. Ze zijn avontuurlijk, bevorderen teamwerk en geven iedereen de kans om buiten hun comfortzone te treden.
Voorbeeld van bedrijfsuitjes met gemiddeld budget (€60-€120)
Culinaire ervaringen: Een wijn- of bierproeverij, gecombineerd met een rondleiding door een wijngaard of brouwerij. Of denk aan een uitgebreide kookles met een professionele chef waarbij het team samen een luxe maaltijd bereidt.
Off-road rijden: Een avontuurlijke ervaring waarbij teamleden leren om ruig terrein te navigeren in speciaal uitgeruste voertuigen. Het is niet alleen spannend, maar vereist ook samenwerking en vertrouwen tussen de bestuurder en de navigator, wat kan bijdragen aan teambuilding.
Expeditie Robinson: Een beleving geïnspireerd door het populaire tv-programma. Teams kunnen deelnemen aan een reeks uitdagende en avontuurlijke activiteiten op een buitenlocatie. Ideaal om samenwerking, strategisch denken en fysieke vaardigheden te testen.
Voorbeeld van bedrijfsuitjes met hoog budget (€120+)
Zeildag op een luxe zeilboot: Huur een groot zeilschip en laat het team de wateren verkennen. Een ervaren bemanning kan hen de basis van het zeilen leren, terwijl ze genieten van de zee en elkaar’s gezelschap. Eindig met een culinair diner aan boord.
Gastronomisch diner met een privé-chef: Huur een sfeervolle locatie en een gerenommeerde chef-kok om een meergangen diner exclusief voor jouw team te bereiden. Combineer dit eventueel met een wijnproeverij begeleid door een sommelier.
Festival-ervaring: Vier behaalde resultaten en geniet van ontspanning. Organiseer een feest naar jullie eigen smaak met gezellige muziek, fantastisch eten en dans tot in de late uurtjes. Combineer dit met activiteiten en maak er een complete dag van.
Welke activiteiten vallen in de smaak?
Het antwoord op deze vraag hangt sterk af van de doelstelling van de dag en de samenstelling van jouw team. Heb je te maken met een gevarieerd team qua leeftijd en interesses? Dan is het essentieel om te kiezen voor een ‘generatieproof’ bedrijfsuitje.
Daarnaast is toegankelijkheid cruciaal; je wilt tenslotte dat iedereen, sportief of niet, mee kan doen. Maar hier komt de twist: zorg wel dat het uniek is. Niemand zit te wachten op de zoveelste saaie teambuilding dag. Vind de perfecte balans en je team zal je dankbaar zijn.
Eigen vervoer of met de bus?
Je bent misschien geneigd om iedereen met de auto te laten komen. Eigen vervoer kan qua kosten voordeliger zijn en handig voor mensen die eerder weg willen. Maar, heb je hier over nagedacht? Gezellig samen met de bus heeft veel invloed op de algehele ervaring van het bedrijfsuitje. Bovendien is het nog praktisch ook. Niemand hoeft zich zorgen te maken over het parkeren. Je komt met z’n allen tegelijk aan. En het plezier begint al vanaf vertrek. Wat kies jij?
Communiceren naar de collega’s
Als het gaat om het organiseren van een geslaagd bedrijfsuitje, speelt communicatie een cruciale rol. Want, zonder de juiste informatie, kan zelfs het meest spectaculaire uitje een flop worden.
Houd het duidelijk en overzichtelijk: Zorg ervoor dat alle informatie die je verspreidt helder is. Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat iedereen weet wat ze kunnen verwachten.
Op tijd communiceren = meer aanmeldingen: Door vroegtijdig details te delen, geef je collega’s de kans om hun agenda vrij te houden. Bovendien, hoe eerder ze weten wat het plan is, hoe groter de kans dat ze zich aanmelden.
Dieetwensen of allergieën?: Vergeet niet om informatie in te winnen over specifieke dieetwensen of allergieën. Het laatste wat je wilt, is dat iemand niet kan deelnemen aan het diner omdat er geen rekening is gehouden met hun behoeften.
Contactpunt: Het is handig om één persoon aan te wijzen als het primaire aanspreekpunt voor het uitje. Zo weten collega’s bij wie ze terecht kunnen met hun vragen of opmerkingen.
Met deze stappen in gedachten, zorg je voor een gestroomlijnde en effectieve communicatie die bijdraagt aan het succes van je bedrijfsuitje.
Alles geregeld? Gebruik deze checklist!
Als je alle bovenstaande punten kunt afvinken, ben je uitstekend voorbereid voor een geslaagd bedrijfsuitje! Veel plezier en succes met de verdere organisatie!
Het perfecte bedrijfsuitje voor jou team niet te vinden?
bij Roll-Out maken we het je gemakkelijk. Want in plaats van je te overspoelen met keuzes, bieden we zorgvuldig geselecteerde bedrijfsuitjes aan. Bovendien zijn deze uitjes niet alleen uniek in hun soort, maar ook ontworpen om een complete ervaring te bieden die bij iedereen past.
